L'optimisation des procédures et la digitalisation de l'entreprise sont des pistes à mettre en œuvre avec une gestion ad hoc des connaissances au niveau des ressources humaines, pas seulement basée sur des solutions informatiques.
Pour simplifier les procédures et disposer de documents avec des données fiables, l'entreprise n'a pas seulement besoin d'outils informatiques : elle a avant tout besoin d'une gestion efficace des connaissances au niveau des ressources humaines. Il s'agit d'assurer la génération de compétences qui deviennent des traits distinctifs de l'entreprise elle-même et qui peuvent être considérées à toutes fins utiles comme une valeur ajoutée, même si elle est économiquement difficile à quantifier.
La véritable et la plus authentique digitalisation de l'entreprise doit viser à mettre à disposition de l'entreprise des outils informatiques pour faire évoluer les systèmes d'information en systèmes d'information et ne se limite donc pas à la banale informatisation des dernières étapes d'une procédure, mais plutôt que l'ensemble du flux procédural est informatisé de manière fluide et homogène, privilégiant le traitement des données et la transformation conséquente en information plutôt que la simple création d'un document.
Revenant pour plus de clarté au concept de base, le système d'information est composé de l'ensemble des informations utilisées, produites et transformées par une entreprise lors de l'exécution des processus de l'entreprise, des méthodes dans lesquelles elles sont gérées et des ressources humaines et technologiques impliquées, il est clair que tout système d'information dépend de la disponibilité des ressources, qui doit évidemment être fonctionnel pour l'usage et dimensionné de manière adéquate. Les ressources sont essentiellement les outils dont dispose l'entreprise capables de générer de la valeur ajoutée de manière autonome ou, de plus en plus souvent et de manière plus rentable, en les organisant de manière appropriée en procédures d'exécution des processus métier, afin d'atteindre le résultat attendu avec leur moindre utilisation, selon l'un des principes fondamentaux de l'économie. Étant donné que le résultat attendu (output), est la bonne exécution de tout processus d'entreprise mis en place pour satisfaire une demande ou un besoin (input) , venant de l'intérieur de l'entreprise plutôt que d'entités extérieures à celle-ci et que tout cela peut être réalisé en concevant et en mettant en œuvre des systèmes d'information adéquats visant à pour optimiser l'utilisation des ressources.
Les ressources, également appelées "actifs de l'entreprise", constituent la matière première avec laquelle il est possible d'assurer que les systèmes d'information peuvent fonctionner au mieux en fonction de l'atteinte d'un objectif de l'entreprise et peuvent être :
À ce stade, il est important d'ouvrir une parenthèse et de souligner, une fois de plus, que
La connaissance est créée à travers un cercle vertueux continu dont les pierres angulaires sont :
Traduit pour plus de clarté en un simple schéma d'analyse opérationnelle pour résoudre un problème réel, il s'avère être :
La démarche d'élaboration du modèle doit naturellement être structurée en gardant à l'esprit la faisabilité tant en termes de stratégie organisationnelle que d'un point de vue technologique ; à cet égard, il y a certains facteurs critiques à garder à l'esprit qui peuvent déterminer le succès ou l'échec d'un projet : souvent, l'augmentation des investissements dans les technologies de l'information ne semble pas générer les niveaux de productivité attendus et la raison de tout cela peut souvent être retracée revenir à un ou plusieurs de ces facteurs :
Il y a un profil de ressources humaines qui peut gérer au mieux tous ces aspects : on parle d'un "IT manager" dont la fonction est de s'occuper de la gestion, maintenance et exploitation des systèmes d'information de l'entreprise, d'identifier les besoins d'organisation et d'information, de planifier et de développer des projets d'amélioration des systèmes informatiques et de garantir la qualité et le respect des exigences légales (protection de la vie privée). Celui qui exerce cette fonction, seul ou en équipe, en tant que personnalité interne ou externe à l'entreprise, ne doit pas être, ni être considéré comme cela arrive encore trop souvent, qu'un technicien « pur » dont l'activité est de résoudre les problèmes immédiats dus aux pannes ou aux erreurs générées par les logiciels, mais il doit être celui qui propose des dynamiques de changement évolutif, qui pose les bases de la création de compétences,
Le rôle du technicien informatique, avant tout en tant que connaisseur approfondi des flux de travail internes de l'entreprise, est de plus en plus important, voire nécessaire, pour une orientation correcte de l'entreprise dans le choix et le partage de solutions visant à soutenir l'organisation dans la réalisation des objectifs que cette se fixe dans l'identification de laquelle il doit nécessairement être impliqué , au moins au niveau du conseil. C'est la bonne condition préalable pour maximiser le résultat des investissements visant à améliorer ou à renforcer les ressources de l'entreprise.