Lorsque nous parlons d'externalisation, nous entendons la possibilité de confier l’exécution d'un certain service à une entreprise externe. Cette possibilité est utilisée de nos jours, pour différentes raisons, tant par la petite entreprise que par l'entreprise plus structurée.
En détail, nous examinerons la partie de l'assistance informatique, c'est-à-dire tous les services utilisés pour maintenir les opérations de l'entreprise actives et de qualité, grâce à des outils informatiques (tels que les serveurs, les postes de travail PC et toutes les parties mobiles).
On peut parler de différents niveaux d'externalisation informatique.
On peut indiquer un premier niveau qui consiste à faire réaliser par le partenaire des activités spécifiques qui relevaient normalement du personnel de traitement des données (s'il est présent) ou de la personne qui s'occupait des différents besoins au sein de l'entreprise (par exemple, Helpdesk, configurations logicielles/matérielles et installations diverses).
Un niveau supérieur d'externalisation informatique consiste à confier toute la gestion active et passive du domaine informatique, cela permet à l'entreprise d'obtenir un service de surveillance et des propositions constructives (en plus de l'assistance classique) pour toujours tenir à jour, en toute sécurité et en qualité tout liés au domaine informatique, et pas seulement les activités lorsqu'un problème survient.
Libérez les ressources internes de l'entreprise qui peuvent faire face à l'activité la plus productive.
La qualité de service, une réalité qui traite principalement de "l'informatique" est certainement plus à jour sur les technologies et les problèmes qui peuvent découler de leur utilisation par rapport à la ressource unique qui voit beaucoup moins de réalités/cas.
Une équipe dédiée prête à intervenir est certainement plus rapide à résoudre les problèmes qu'une seule personne, qui doit souvent s'occuper d'autres choses également.
Certains coûts, car il est généralement possible de budgétiser un coût pour l'ensemble de l'activité externalisée, ce qui permet de ne pas avoir de surprise dans le temps.
L'analyse et le suivi, c'est peut-être le point qui est peut-être le moins soigné lorsque la gestion du centre de traitement des données est interne à l'entreprise, car souvent on continue par inertie, jusqu'à ce que ça marche, on se laisse aller, sans prévenir aucun futur problème.
La principale différence entre l'externalisation informatique et l'assistance, lorsque le problème survient, réside dans la relation entre les sujets (ainsi que la qualité du résultat).
Interagir avec une équipe qui connaît votre réalité et votre situation est certainement moins frustrant que de devoir toujours tout expliquer à partir de zéro (ou presque).
Avoir un groupe dédié de personnes qui surveillent la situation aide à prévenir les problèmes, il a été démontré que nous essayons de les faire tendre vers zéro (ou au moins les arrêts de la machine tendent vers zéro)
La présence d'une équipe qui documente la configuration de l'infrastructure informatique de l'entreprise ou du professionnel peut apporter tranquillité d'esprit et qualité dans les décisions futures et dans les investissements futurs.
Un argument en faveur de l'externalisation de la gestion du domaine informatique à des tiers est la possibilité de revenir à des mécanismes éprouvés dans le temps, et donc de ne pas inventer ses propres procédures en espérant ne pas avoir de surprises, mais de profiter dès les premiers jours de ce qui a accumulé au fil des ans. De plus, des changements dans la gestion de l'ensemble du domaine informatique commencent immédiatement à se faire sentir, car des communications sont immédiatement exploitées qui vous permettent de surveiller le parc de machines, d'être alerté d'anomalies qui n'auraient même pas pu être vues auparavant.
Nous rapportons les domaines que nous avons structurés au fil des années, avec notre produit, pour transférer ce qui peut être externalisé d'un point de vue informatique.
En plus de la gestion pratique de tous les tours et de la garantie de continuité, il est juste de se concentrer également sur les coûts qui peuvent exister, en effet avec cette méthode il y a la possibilité de budgétiser un chiffre prédéfini pour ne pas avoir de surprises.
Habituellement, le coût peut être identifié en effectuant de simples multiplications en fonction du nombre de postes de travail, de serveurs, de personnes. Déjà de cette manière, il est possible d'avoir un ordre de grandeur pour comprendre la valeur de ce service.
Lorsqu'une entreprise externalise un service tel que la gestion informatique, la décision doit être basée sur la confiance mutuelle.
Les deux réalités (client et fournisseur) ne doivent pas perdre de vue que nous œuvrons pour la continuité de l'activité de travail du client, et que toute action doit avoir cette finalité.
Le fournisseur a pour mission de gérer la partie informatique du client comme si c'était la sienne, toute amélioration identifiée a le devoir de l'appliquer ou au moins de la signaler au client pour comprendre s'il est faisable de la mettre en œuvre.
Comme toute critique dans l'activité de tous les groupes, elle doit être soulignée afin de trouver la marche à suivre pour la résoudre.